Om du skal planlægge din årlige konference eller holde det uegentlige personalemøde, er der rig mulighed for at tænke bæredygtighed ind.
Sustain Report har talt med Edit Uggerhal, som er eventmanager på Natur og Miljø konferencen, hvor bæredygtighed er et emne både i programmet og i selve opsætningen. Hun har givet otte bud på, hvordan man afholder en bæredygtig konference.
1. Hold møder via Skype
Der er ofte meget planlægning forbundet med en konference, som kræver møder. Sidder I på tværs af landet, så hold eventuelt et møde via Skype. Ellers tænk over, hvordan I mest bæredygtigt kommer til og fra mødet.
– Normalt ville man rejse landet tyndt til møder, men vi tager meget af planlægningen via mails eller Skype. Udover at vi sparer miljøet for diverse udledninger, så tager vi også hensyn til pressede arbejdsdage, fordi vi sparer tid, siger Edit Uggerhal.
2. Hold arrangementet der, hvor flest bor
Sørg for at holde arrangementet dér, hvor flest deltagere bor – tæt på offentlig transport. På den måde skal færrest mulige mennesker rejse meget langt. Det er også en god idé at opfordre ens konferencedeltagere til samkørsel eller offentlig transport.
– Vi holder et årligt møde i København, fordi flere af vores samarbejdspartnere befinder sig der eller på Sjælland generelt. Når vi så kører fra Jylland, foregår det enten flere sammen i private biler eller med tog. Desuden sørger vi altid for, at vi mødes et sted tæt på offentlig transport, så vi undgår taxakørsel, siger Edit Uggerhal.
3. Vælg et sted med bæredygtig profil
Mange hoteller eller konferencesteder har i forvejen en bæredygtig profil. Det kan med fordel lette noget af jeres arbejde, hvis de allerede anvender mange bæredygtige løsninger.
4. Drop trykt materiale
Drop de trykte invitationer som sendes med posten eller programmet i hundredvis af flyers. Tænk i stedet digitalt. Mange af deltagerne eller samarbejdspartnere foretrækker det måske.
– Vi benytter os af hjemmesider, nyhedsbreve, bannerannoncering og generel online annoncering. Vi henvender os mest til det offentlige, og der er faktisk flere af kommunerne, der ikke ønsker at modtage trykt materiale, siger Edit Uggerhal.
5. Genbrug eller giv videre
Vælg et genanvendeligt og bæredygtigt alternativ, hvis du har tryksager eller udleverer produkter. Brug desuden produkterne igen fremfor at bestille nye, og opfordr dine konferencedeltagere til også at genanvende det, de får udleveret.
– Vi udleverer muleposer, blokke, minifoldere og kuglepenne, og de er alle produceret af genbrugsmaterialer. Står vi med for mange muleposer bagefter, har vi en aftale med en skoleklasse, som får dem. Blokke og kuglepenne bliver bare brugt året efter, hvis vi har for mange. Konferencedeltagernes navneskilte er i genbrugspap og snorene i genbrugsmaterialer, og vi opfordrer deltagerne til at aflevere snorene, så vi kan anvende dem igen næste år. Ellers får sponsoren resten med hjem, hvis der er logo på, siger Edit Uggerhal.
– Vores roll ups genbruger vi også, indtil de ikke kan mere, og de flag og beach flag, der kun indeholder logo, genanvender vi år efter år, siger Edit Uggerhal.
6. Drop mellemmanden
Få alle dine fysiske produkter fra producenterne leveret direkte til konferencestedet. Så sparer du en ekstra vognmand.
7. Udnyt lokalmiljøet
Tænk lokalt, når det kommer til udsmykningen og underholdningen, og udnyt de muligheder, der ligger tættest på stedet.
– Vi prøver så vidt mulig at benytte markens blomster til dekorationer og bøgegrene, hvis de er pæne, når vi afholder det. Musik og underholdning sørger vi også for at skaffe lokalt, og så bruger vi altid stofduge, som vi vasker efterfølgende, siger Edit Uggerhal.
8. Spis klimavenligt
Aftal en menu med konferencestedet eller cateringbureauet, som er så bæredygtig som muligt. Det vil sige, at den f.eks. skal være lokal, økologisk og klimavenlig. Sørg desuden for at afgive så tæt på det præcise antal deltagere som muligt, så der ikke er unødigt madspild.
Edit Uggerdal afleverer altid Økolariets ”6 råd til klimavenlig kost” til køkkenet som retningslinjer. Her er de overordnede råd:
- Mindre kød
- Vælg årstidens frugt og grønt
- Spis kartofler og pasta fremfor ris
- Drik vand fra hanen
- Tilbered kun den mængde mad, som skal bruges
- Brug lokale råvarer
