5 vigtigste takeaways, når du afvikler en onlinekonference

Lasse Alfastsen og August Septimius Krogh er henholdsvis medstifter og bestyrelsesmedlem samt netværksleder i Aarhus og bestyrelsesmedlem i Sustainable Change Makers. Skrevet på vegne af bestyrelsen i Sustainable Change Makers, som er et netværk for unge bæredygtige forandringsagenter i millennial generationen. 

Coronakrisen presser os alle sammen. Virksomheder, medier, NGO’er, borgere. Ingen kan undsige sig virussens negative konsekvenser på den ene eller anden måde. Det er en særlig tid at være menneske, iværksætter, leder, virksomhedsejer i. Dét er der ikke nogen tvivl om.

Men det er ikke kun negative konsekvenser, der viser sit grimme ansigt i disse tider. Slet ikke. Det er også en tid, der rummer muligheder. Muligheder for udvikling og et opgør med ”plejer”.

Akutte kriser som corona- og klimakrise åbner nemlig op for, at man kan gøre tingene på en anden måde. Ikke nødvendigvis af lyst, eller fordi det er nemmeste, men fordi det er nødvendigt for at skabe udvikling og forandring.

I vores egne virksomheder og i Sustainable Change Makers forsøger vi at få det bedste ud af coronakrisen. Vi besluttede kort efter nedlukningen af Danmark i starten af marts, at Sustainable Change Makers måtte vise vejen frem. Hvis ikke vi unge, hvem så?

Derfor planlagde vi på ultrakort tid vores første online halvdagskonference nogensinde den 23. april 2020 under temaet ’Det Bæredygtige Arbejdsliv’ – en konference, der ellers skulle være afviklet fysisk i Aarhus (få vores takeaways fra den i næste uge).

Siden konferencen har vi oplevet stor nysgerrighed på, hvordan vi skabte en så positiv og interaktiv oplevelse online

Konferencen blev afviklet over fire timer med over 100 tilmeldte deltagere fra virksomheder som Jyske Bank, Lakrids By Bülow, Via University College, Rambøll, Røde Kors, Miljøstyrelsen, Cphbusiness, Aarhus Kommunes Klimasekretariat, Europcar, Odense Renovation, Ørsted, Risskov Gymnasium og mange andre, som hver især repræsenterer både store, mellemstore og mindre virksomheder og organisationer fra hele Danmark.

Siden konferencen har vi oplevet stor nysgerrighed på, hvordan vi skabte en så positiv og interaktiv oplevelse online – og så endda med en varighed på hele fire timer (!).

Vi vil gerne dele ud af vores erfaringer, og derfor får I her vores bud på de vigtigste fem take aways fra afviklingen af konferencen.

Fem vigtigste take aways til planlægning og afvikling af en onlinekonference
1. Sørg for at have hyppig udskiftning i indholdet. Max 10 min pr. taler. Derefter: Ny taler, aktivitet, quiz, breakout session*, spørgsmål i chatten eller lign.

2. Breakout session med 3-4 personer af 10-15 min. giver ekstra reflektion og engagement.

3. Brug chatten aktivt! Stil spørgsmål, bed om feedback – brug muligheden for, at alle har en stemme, og ikke kun en hånd, som i fysiske konferencer. Dét virker overraskende godt!

4. Brug interaktive værktøjer: Menti, Kahoot, Pools eller lign. Del din skærm – både som konferencier og taler – og få deltagerne til at interagere med dit indhold.

5. Sørg for at have både en dialogisk og en teknisk facilitator (min. 2 pers). Én, der sørger for teknikken, og en anden, der sørger for at skabe et godt rum og holde samtaler kørende under en paneldebat eller lign.

*Breakout Session er en funktion i online-konferenceværktøjet Zoom, hvor deltagerne kortvarigt bliver delt op i mindre samtalegrupper af eksempelvis 3-4 pers.

Vi ser frem til at afvikle mange flere onlineaktiviteter i Sustainable Change Makers – både under og efter coronakrisen. Den digitale omstilling spiller en vigtig rolle i den bæredygtige omstilling, og jo før vi alle sammen udnytter potentialet i det digitale, jo bedre er vi på vej mod en bæredygtig fremtid i 2030.